Umschulung zur Kauffrau für Büromanagement

Was du in diesem Beruf machst

Kaufleute für Büromanagement erledigen kaufmännische und organisatorische Aufgaben. Sie schreiben Angebote, prüfen Rechnungen, pflegen Daten und koordinieren Termine. Je nach Betrieb kommen Personal, Einkauf, Buchhaltung oder Marketing dazu. Im Alltag arbeitest du viel mit Office-Programmen und Branchensoftware.

Die reguläre Ausbildung dauert drei Jahre. Seit dem 1. August 2025 gilt eine überarbeitete Ausbildungsverordnung, die Inhalte zur digitalisierten Arbeitswelt ergänzt. Umschulungen bei Bildungsträgern dauern meist 21 bis 24 Monate in Vollzeit und enthalten ein längeres Praktikum im Betrieb. Die Abschlussprüfung legst du vor der IHK ab.

So sieht ein Arbeitstag aus

Dein Tag beginnt mit dem Postfach. Du beantwortest Anfragen, leitest Mails weiter und nimmst Anrufe entgegen. Danach erfasst du Aufträge im System, schreibst Angebote oder prüfst Eingangsrechnungen. Zwischendurch planst du Termine, bestellst Büromaterial oder bereitest eine Besprechung vor. In kleinen Betrieben bist du oft für vieles zuständig, von der Buchhaltung bis zur Personalakte. In großen Unternehmen arbeitest du eher in einer Abteilung, etwa im Einkauf oder im Personalwesen. Die Arbeit ist abwechslungsreich und findet am Schreibtisch statt. Viele Stellen gibt es auch in Teilzeit.

Wo du arbeiten kannst

• Kleine und mittlere Unternehmen aller Branchen
• Industrie- und Handelsunternehmen
• Handwerksbetriebe
• Öffentliche Verwaltung und Verbände
• Arztpraxen, Kanzleien und Agenturen

So gelingt der Quereinstieg

Für die Umschulung brauchst du keinen Berufsabschluss. Bildungsträger führen vorher ein Aufnahmegespräch, und die Agentur für Arbeit entscheidet über den Bildungsgutschein. Gute Voraussetzungen bringen Menschen mit, die schon im Verkauf, am Empfang, in der Gastronomie oder in der Logistik gearbeitet haben. Dort hast du Kundenkontakt und Organisation bereits kennengelernt. Sicherer Umgang mit PC und Rechtschreibung hilft sehr. Mit 40 oder 50 ist die Umschulung gut machbar. Betriebe schätzen Lebenserfahrung und Verlässlichkeit. Nutze das Praktikum, um dich zu zeigen, denn oft wird daraus die erste Stelle. Im Büro bewerben sich häufig viele Menschen auf eine Stelle. Eine Spezialisierung, etwa auf Buchhaltung oder Personal, macht dich interessanter.

Wie quereinstiegsfreundlich ist der Beruf?

Einschätzung der Redaktion auf Basis von Dauer, Zugangsvoraussetzungen, Fachkräftebedarf und Einkommen während der Qualifizierung.

Was du mitbringen solltest

• Organisationstalent
• Sicherer Umgang mit PC und Office
• Freundliches Auftreten am Telefon
• Sorgfalt bei Zahlen und Texten

Voraussetzungen für den Quereinstieg

• Kein Berufsabschluss nötig, Schulabschluss je nach Bildungsträger
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse am PC
• Aufnahmegespräch beim Bildungsträger

Dein Weg in den Beruf

Dauer: 21 bis 24 Monate Umschulung in Vollzeit, in Teilzeit länger (reguläre Ausbildung: 3 Jahre)

1. 1
   Beratung bei der Agentur für Arbeit und Bildungsgutschein beantragen
2. 2
   Umschulung beim Bildungsträger mit Praktikum (21 bis 24 Monate)
3. 3
   Abschlussprüfung vor der IHK
4. 4
   Optional: Weiterbildung, etwa in Buchhaltung oder zum Wirtschaftsfachwirt

Wovon du während des Umstiegs lebst

• Mit Bildungsgutschein zahlt die Agentur für Arbeit den Kurs.
• Dein Arbeitslosengeld läuft während der Weiterbildung weiter. Zwei Tage Weiterbildung verbrauchen nur einen Tag deines Anspruchs.
• Bei einer Umschulung kommen 150 Euro Weiterbildungsgeld im Monat dazu. Für bestandene Prüfungen gibt es 1.000 und 1.500 Euro.
• Als Beschäftigte oder Beschäftigter bekommst du Förderung über deinen Arbeitgeber oder das Qualifizierungsgeld.

Passende Förderprogramme

Quelle: Verwaltungsportal des Bundes: Weiterbildungsförderung mit Bildungsgutschein; § 87a SGB III. Ob und wie viel du bekommst, klärt verbindlich die Agentur für Arbeit. Wie die Förderung abläuft: Umschulung über die Arbeitsagentur und Bildungsgutschein beantragen.

Was du nach dem Einstieg verdienst

Der Median gilt für alle Vollzeitbeschäftigten im Beruf, auch für sehr erfahrene. Als Quereinsteiger startest du meist darunter.

Grundlage: KldB 71402 Büro- und Sekretariatskräfte (ohne Spezialisierung), Fachkraft, Vollzeit, Deutschland (853.312 Beschäftigte). Stand: 31.12.2025 (Bezugsjahr 2025). Quelle: Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, zitiert nach entgeltatlas-online.de

Arbeitsmarkt und Zukunft

Fachkräftebedarf und Zukunftssicherheit

Einschätzung der Redaktion auf einer Skala von 1 bis 5. Der aktuelle Bedarf stützt sich auf eine Einschätzung der Redaktion, weil die Bundesagentur für Arbeit diesen Beruf nicht eigens bewertet. Die Zukunftssicherheit berücksichtigt die erwartete Nachfrage und das Risiko durch KI und Automatisierung.

Kaufleute für Büromanagement liegen laut BIBB auf Platz 2 der Ausbildungsberufe: 2025 gab es 21.732 neue Ausbildungsverträge. Das Medianentgelt in der Berufsgattung liegt bei 4.022 € brutto. BIBB und IAB erwarten, dass die Zahl der Beschäftigten in Büro und Sekretariat bis 2040 sinkt, vor allem aus demografischen Gründen. Software und KI übernehmen Routine wie Datenerfassung. Gefragt bleiben Menschen, die organisieren, mit Kunden sprechen und Abläufe im Blick behalten.

Arbeitslosenquote

Für diesen Beruf veröffentlicht die Bundesagentur für Arbeit keine eigene Arbeitslosenquote. Zum Vergleich: Über alle Berufe lag die Quote im Jahresdurchschnitt 2025 bei 6,3 %.

Stand: 2025. Quelle: BA-Statistik, Fachkräfteengpassanalyse 2025 (Büro und Sekretariat nicht in den veröffentlichten Ranglisten; Einzelwert im Bericht nicht ausgewiesen). Gesamtquote: Bundesagentur für Arbeit

Häufige Fragen

Jobs in der Nähe

Aktuelle Stellen findest du in der Jobsuche der Bundesagentur für Arbeit. Gib deinen Ort ein, die Suche öffnet sich in einem neuen Tab.

Weiterführende Informationen

• IHK Region Stuttgart: Neuordnung Kaufleute für Büromanagement 2025
• BIBB: Zeugniserläuterung Kaufmann/-frau für Büromanagement
• BIBB: Rangliste der Neuabschlüsse 2025
• Verwaltungsportal des Bundes: Weiterbildungsförderung mit Bildungsgutschein
• BERUFENET: alle Berufe im Überblick
• Passende Kurse finden: mein NOW Weiterbildungssuche

Quellen und Stand der Daten

1. Gehalt: Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, zitiert nach entgeltatlas-online.de. entgeltatlas-online.de/beruf/buero-und-sekretariatskraefte-ohne-spezia…
2. Arbeitsmarkt: BA-Statistik, Fachkräfteengpassanalyse 2025 (Büro und Sekretariat nicht in den veröffentlichten Ranglisten; Einzelwert im Bericht nicht ausgewiesen). www.frauundberuf-bw.de/fileadmin/FuB-contentbilder/themen/2025_BA-FK-E…
3. Einkommen im Umstieg: Verwaltungsportal des Bundes: Weiterbildungsförderung mit Bildungsgutschein; § 87a SGB III. verwaltung.bund.de/leistungsverzeichnis/de/leistung/99007025017000
4. Arbeitslosenquote alle Berufe: Bundesagentur für Arbeit, Presseinfo Arbeitsmarkt im September 2026 (30.09.2026); Jahresrückblick 2025. www.arbeitsagentur.de/presse/2026-37-arbeitsmarkt-im-september-2026

Seite zuletzt aktualisiert am 21.10.2026.

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