Was du in diesem Beruf machst
Kommunen, Länder und Bund stellen Quereinsteiger als Sachbearbeiter ein. Typische Bereiche sind Bürgerbüro, Personal, Bauamt, Ordnungsamt oder Jobcenter.
Für viele Stellen brauchst du auf Dauer die Erste Verwaltungsprüfung. Dafür absolvierst du dienstbegleitend den Verwaltungslehrgang I. Er ist der Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten gleichgestellt. Du bekommst von Anfang an Gehalt nach Tarif.
So sieht ein Arbeitstag aus
Dein Tag startet mit dem Blick ins Postfach und in die elektronische Akte. Du bearbeitest Anträge, etwa für Wohngeld, Gewerbe oder Baugenehmigungen. Dafür prüfst du Unterlagen, forderst fehlende Nachweise an und schreibst Bescheide. Gesetze und Verwaltungsvorschriften sind dabei dein Werkzeug. Zu festen Zeiten hast du Sprechstunde oder telefonische Erreichbarkeit. Dann erklärst du Bürgern, was sie brauchen und wie es weitergeht. Manche Gespräche sind schwierig, weil Menschen unter Druck stehen. Zwischendurch stimmst du dich mit anderen Ämtern ab. Viele Behörden bieten Gleitzeit und teilweise mobiles Arbeiten.
Wo du arbeiten kannst
- Städte, Gemeinden und Kreisverwaltungen
- Jobcenter und Agenturen für Arbeit
- Landesbehörden und Bezirksregierungen
- Bundesbehörden (z. B. BAMF, Zoll, Bundesverwaltungsamt)
- Hochschulen und öffentliche Krankenhäuser
- Sozialversicherungsträger wie Rentenversicherung und Krankenkassen
Passt zu dir, wenn …
- dir Sicherheit und Tarifgehalt wichtig sind
- du strukturiert arbeitest
Eher nicht, wenn …
- du schnelle Entscheidungen und Freiheiten suchst
So gelingt der Quereinstieg
Der Einstieg klappt am besten mit einer kaufmännischen Ausbildung oder Erfahrung in Sachbearbeitung, Buchhaltung oder Kundenservice. Wichtig ist, dass du sorgfältig arbeitest und Regeln anwenden kannst. Achte bei Ausschreibungen auf Hinweise wie offen für Quereinsteiger oder vergleichbare Qualifikation. Ohne Verwaltungsabschluss startest du oft eine Stufe niedriger. Mit dem Verwaltungslehrgang I kannst du aufsteigen. Rechne damit, dass die Zulassung zum Lehrgang manchmal erst nach einer Wartezeit kommt. Mit 50 oder 55 ist der Wechsel gut möglich, denn Behörden stellen auch Ältere unbefristet ein. Berufserfahrung kann bei der Stufenzuordnung zählen, das musst du aber aktiv nachweisen.
Wie quereinstiegsfreundlich ist der Beruf?
Einschätzung der Redaktion auf Basis von Dauer, Zugangsvoraussetzungen, Fachkräftebedarf und Einkommen während der Qualifizierung.
Was du mitbringen solltest
- Sorgfalt
- Freundlicher Umgang mit Bürgern
- Verständnis für Regeln und Gesetze
- Organisationsgeschick
Voraussetzungen für den Quereinstieg
- Meist abgeschlossene Berufsausbildung, oft kaufmännisch
- Gute Deutschkenntnisse
- Bewerbung auf Stellen, die für Quereinsteiger offen sind
- Für den Lehrgang: Arbeitsvertrag bei einer Behörde, die dich entsendet
Dein Weg in den Beruf
Dauer: Einstieg sofort, Verwaltungslehrgang I dienstbegleitend ca. 1,5–2 Jahre
- 1Stellenportale von Kommune, Land und Bund prüfen
- 2Einstieg als Sachbearbeitung
- 3Verwaltungslehrgang I dienstbegleitend (Zulassung oft erst nach einer Wartezeit)
- 4Aufstieg über Verwaltungslehrgang II möglich
Wovon du während des Umstiegs lebst
Volles Gehalt nach Tarif
Du wirst als Sachbearbeitung angestellt und nach Tarif bezahlt. Den Verwaltungslehrgang I besuchst du dienstbegleitend, bei kommunalen Beschäftigten trägt der Arbeitgeber in der Regel die Kosten. Für Tätigkeiten ab etwa E6 bis E9a wird die Erste Prüfung meist verlangt.
- Du verdienst von Anfang an Geld, weil du angestellt bist.
- Prüfe, ob das Einstiegsgehalt zu deinen Fixkosten passt. Vergleichswerte findest du im Entgeltatlas.
- Bietet der Betrieb Weiterbildung an, kann die Agentur für Arbeit Kurs und Lohn bezuschussen.
Passende Förderprogramme
Quelle: Kommunales Studieninstitut Trier: Merkblatt Verwaltungslehrgang I und II (Stand 02.04.2024). Ob und wie viel du bekommst, klärt verbindlich die Agentur für Arbeit. Wie die Förderung abläuft: Umschulung über die Arbeitsagentur und Bildungsgutschein beantragen.
Was du nach dem Einstieg verdienst
Die Werte stammen aus einer Gehaltsdatenbank mit Selbstauskünften, weil die Bundesagentur für Arbeit für diesen Beruf keinen eigenen Wert veröffentlicht. Sie können von amtlichen Daten abweichen.
Grundlage: Verwaltungsfachangestellte/-r, Bruttomonatsgehalt bei 40 Wochenstunden. Zum Vergleich TVöD VKA ab 01.05.2026 (39 Std.): E6 Stufe 1 3.240,30 €, E8 Stufe 1 3.486,40 €, E9a Stufe 6 4.979,97 €. Stand: 2026 (Seite ohne Datenstand). Quelle: GEHALT.de (Entgeltatlas nicht erreichbar)
Arbeitsmarkt und Zukunft
Fachkräftebedarf und Zukunftssicherheit
Einschätzung der Redaktion auf einer Skala von 1 bis 5. Der aktuelle Bedarf stützt sich auf eine Einschätzung der Redaktion, weil die Bundesagentur für Arbeit diesen Beruf nicht eigens bewertet. Die Zukunftssicherheit berücksichtigt die erwartete Nachfrage und das Risiko durch KI und Automatisierung.
In vielen Behörden gehen in den nächsten Jahren starke Jahrgänge in Rente. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung Abläufe, etwa durch Online-Anträge und E-Akte. Beratung und Entscheidungen im Einzelfall bleiben aber Aufgabe von Menschen. Eine berufsspezifische Arbeitslosenquote ließ sich nicht belegen. In der aktuellen Engpassanalyse der Bundesagentur werden Verwaltungsberufe nicht als Engpass genannt.
Arbeitslosenquote
Für diesen Beruf veröffentlicht die Bundesagentur für Arbeit keine eigene Arbeitslosenquote. Zum Vergleich: Über alle Berufe lag die Quote im Jahresdurchschnitt 2025 bei 6,3 %.
Stand: Fachkräfteengpassanalyse 2025 (veröffentlicht 02.09.2026). Quelle: BA-Presseinfo 32/2026: Verwaltungsberufe werden bei den Engpassberufen nicht genannt; berufsspezifische Werte nicht abrufbar. Gesamtquote: Bundesagentur für Arbeit
Häufige Fragen
Kann ich ohne Verwaltungsausbildung im öffentlichen Dienst arbeiten?
Ja. Viele Kommunen und Behörden stellen Menschen mit anderer Ausbildung als Sachbearbeitung ein. Oft startest du etwas niedriger eingruppiert. Mit dem Verwaltungslehrgang I holst du die Qualifikation dienstbegleitend nach. Er gilt als gleichwertig mit der Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten. Achte in Ausschreibungen auf den Hinweis, dass Quereinsteiger willkommen sind.
Wie lange dauert der Verwaltungslehrgang I?
Das hängt vom Studieninstitut ab. Dienstbegleitend dauert er meist etwa 1,5 bis 2 Jahre. Das Niedersächsische Studieninstitut nennt rund 22 Monate, das Studieninstitut Trier 664 Unterrichtsstunden an einem Tag pro Woche plus Abschlussseminar. Anmelden musst du dich über deinen Arbeitgeber.
Was verdient man als Quereinsteiger in der Verwaltung?
Das richtet sich nach Tarif und Aufgabe. Im TVöD der Kommunen liegt Entgeltgruppe 6 ab Mai 2026 in Stufe 1 bei 3.240 Euro brutto, Entgeltgruppe 8 bei 3.486 Euro. Mit Erster Prüfung und passenden Aufgaben ist E9a möglich. GEHALT.de nennt für Verwaltungsfachangestellte einen Median von rund 4.000 Euro bei 40 Stunden.
Jobs in der Nähe
Aktuelle Stellen findest du in der Jobsuche der Bundesagentur für Arbeit. Gib deinen Ort ein, die Suche öffnet sich in einem neuen Tab.
Weiterführende Informationen
- Karriereportal des Landes NRW
- Niedersächsisches Studieninstitut: Angestelltenlehrgang I (PDF)
- Kommunales Studieninstitut Trier: Merkblatt Verwaltungslehrgang I und II (PDF)
- BERUFENET: alle Berufe im Überblick
- Passende Kurse finden: mein NOW Weiterbildungssuche
Quellen und Stand der Daten
- Gehalt: GEHALT.de (Entgeltatlas nicht erreichbar). www.gehalt.de/beruf/verwaltungsfachangestellter-verwaltungsfachangeste…
- Arbeitsmarkt: BA-Presseinfo 32/2026: Verwaltungsberufe werden bei den Engpassberufen nicht genannt; berufsspezifische Werte nicht abrufbar. www.arbeitsagentur.de/presse/2026-32-fachkraefte-bleiben-knapp-zuwande…
- Einkommen im Umstieg: Kommunales Studieninstitut Trier: Merkblatt Verwaltungslehrgang I und II (Stand 02.04.2024). www.uni-trier.de/fileadmin/ext/zimk_digest/KSI_Merkblatt_Verwaltungsle…
- Arbeitslosenquote alle Berufe: Bundesagentur für Arbeit, Presseinfo Arbeitsmarkt im September 2026 (30.09.2026); Jahresrückblick 2025. www.arbeitsagentur.de/presse/2026-37-arbeitsmarkt-im-september-2026
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